La importancia de implementar workflows en los negocios. Definición y ventajas

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Transformación digital – Sicrom

Cada vez más, la tecnología evoluciona ofreciendo a las empresas herramientas para poder realizar sus tareas ahorrando tiempo y dinero, reduciendo costes y aumentando los beneficios.

En este post vamos a hablarle sobre los workflow, un procedimiento que supone la unión entre las tecnologías de la información y los procesos que se llevan a cabo dentro del negocio. ¿No sabes de qué hablamos? Entonces sigue leyendo.

 

¿Qué es un workflow?

Si lo traducimos al español, workflow significa literalmente, flujo de trabajo.

Workflow o flujo de trabajo consiste en el estudio las operaciones que se realizan para llevar a cabo una actividad de trabajo.

Esto es, cómo se realizan y estructuran las tareas, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información y cómo se hace su seguimiento.

Con la utilización de los workflow y su implementación con la tecnología, lo que se consigue es la automatización de procesos de negocio, en los cuales los documentos, la información y las tareas pasan de una persona o departamento a otro, siguiendo una cierta jerarquía y de acuerdo con un protocolo preestablecido que debe cumplirse para su correcta realización.

Gracias a la tecnología workflow estos procesos mencionados anteriormente se informatizan volviéndose automáticos, racionalizados, organizados y mucho más accesibles a todos los departamentos empresariales.

Quizás, la clave para la ejecución de este tipo de proceso es el protocolo o las reglas establecidas, es decir; qué se hará, cuándo se hará, dónde se hará, por qué se hará, cómo se hará, y cómo será administrado.

El orden y ejecución de cada tarea están previamente preestablecidos para que su ejecución sea correcta.

El romper con dicho protocolo de trabajo puede alterar el flujo de información dentro del funcionamiento del propio negocio, algo que podría ser realmente caótico.

A su vez, es importante valorar la seguridad de la información dentro del workflow, teniendo siempre como objetivo, mantener a salvo dicha información.

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¿Para qué sirve y cuáles son sus principales beneficios?

Esta tecnología fue creada para cumplir una misión vital: minimizar los problemas de coordinación de trabajo dentro del negocio. Tenga en cuenta que los principales problemas en este aspecto es la falta de claridad en la definición de las actividades, la dificultad en la coordinación de varias personas al mismo tiempo y la falta de visibilidad de procesos. Esto va a permitir que:

  1. Las comunicaciones entre personas o departamentos dentro de la empresa van a ser más sencillas, más ágiles y mucho más seguras.
  2. Las tareas estarán mucho más optimizadas.
  3. La división del trabajo será más clara y más comprensible por parte de todas las personas o departamentos de la empresa implicados, de forma que las tareas sean mucho más efectivas

Otros beneficios que también aporta el uso de workflows dentro de la empresa es:

  • Permite ahorrar tiempo y mejorar la productividad del negocio eliminando tareas innecesarias o procesos administrativos que generan un coste para la empresa en tiempo y dinero.
  • También permite integrar todos los procesos empresariales. Esta es una característica fundamental de los sistemas workflow ya que se integra perfectamente con los sistemas de información actuales, como bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP…
  • Podremos realizar un control y seguimiento de las tareas.
  • Facilita el acceso a la información a todos los miembros de la empresa y además optimizar su circulación con clientes y proveedores.
  • Esto último también va a permitir mejorar el proceso interno de toma de decisiones ya que se tendrá acceso a la información necesaria en el momento preciso.

Todo lo anterior en su conjunto va a permitir a su vez mejorar muchísimo la atención y servicio que se le presta al cliente.

 

Aplicación de los workflow

Como ya hemos mencionado anteriormente la principal aplicación de los workflow es automatizar la secuencia de tareas para ejecutar el proceso. Además de el correspondiente seguimiento del estado en el que se encuentran las tareas.

Uno de los departamentos que más se beneficia de este tipo de tecnología actualmente es el departamento de marketing con la utilización de herramientas de marketing automation. De hecho, ya hemos hablado de ello en uno de nuestros post titulado el marketing automation en las empresas. Le invitamos a visitarlo.

A continuación le ilustraremos con varios ejemplos de workflows. El primero de ellos es el ejemplo de un workflow donde un usuario rellena un formulario para solicitar un ebook de información:

workflow sicrom

 

Otro ejemplo de workflow es la monitorización de los usuario en la web y según las iteraciones que tenga en ella ofrecerle campañas personalizadas:

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