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Gestión documental: la trazabilidad en la era digital – Sicrom

#SICROMTeam Big Data, Innovación Útil, Transformación Digital

Asegura tu información con una gestión documental digitalizada

Las empresas cada vez gestionan un mayor volumen de información y esta cantidad crece a un ritmo exponencial. De ahí el término Big Data, que hace referencia a la gestión masiva de datos.

Pero estos datos no solo están relacionados con información de las empresas (facturas, cuentas anuales…), sino que también contiene datos personales.

Por ello aparecen nuevas normativas, como el GDPR, para regular la información que manejan las empresas, la vía de obtención y el tratamiento que se le da.

Es fundamental mantener un control riguroso de esta información, ya que puede caer en manos de las personas equivocadas y tener malas consecuencias. De ahí la importancia de una correcta gestión documental y su trazabilidad.

La importancia de la gestión documental en la era digital

Como acabamos de comentar, debido al incremento de los datos que las empresas almacenan es fundamental realizar un control exhaustivo de todo este volumen de información.

En los últimos años, la mayoría de empresas se están sumando a la transformación digital, lo que, entre otras cosas, ayuda en estas labores de gestión gracias a la digitalización de los documentos.

Con la aparición de herramientas y técnicas de reconocimiento de caracteres, podemos convertir los documentos en papel a formato digital de manera muy sencilla. Las ventajas que nos ofrece esta transformación son las siguientes:

  • Trabajar con una mayor cantidad de información. Debido a la facilidad de análisis de los documentos digitales por parte de las nuevas herramientas tecnológicas, es posible comparar un mayor volumen de información, lo que nos permitirá tomar las mejores decisiones.
  • Ahorro de costes y tiempo. Los trámites necesarios para acceder a los archivos que estamos buscando podrán realizarse en el menor tiempo posible. De esta forma, departamentos como el de Administración o el de Recursos Humanos podrán dedicar sus recursos a las actividades que verdaderamente aportan valor.
  • Optimización de espacio en la conservación de documentos. Con la eliminación de los documentos en papel y su transformación a archivos digitales almacenados en discos duros o la nube, podemos reducir drásticamente el espacio necesario para la conservación de dichos archivos.
  • Control de versiones. Al modificar los documentos de manera digital, quedarán registradas todas las versiones y podremos saber si un documento ha sido modificado y por quién.
  • Sontenibilidad medioambiental. Gracias al intercambio de información por medios digitales podemos reducir la cantidad de folios que utilizamos en el día a día, imprimiendo solo aquellos documentos imprescindibles.
  • Trazabilidad. Conocer el recorrido de los documentos tiene importantes utilidades, las analizamos a continuación.

Por qué debemos conocer la trazabilidad de los documentos

La RAE define ‘trazabilidad‘ como la posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo.

Si aplicamos esta definición al ámbito de la gestión documental, la trazabilidad hace referencia a conocer la procedencia y ubicación de todo tipo de documentos o archivos.

Las principales ventajas que nos ofrece conocer la trazabilidad de los documentos son, entre otras:

  • Eficiencia. Conocer en todo momento la localización de los archivos para tener acceso a estos en el menor tiempo posible
  • Seguridad de la información. Saber quién, dónde y cuándo tiene acceso a los documentos corporativos, evitando que la información crítica llegue a quienes no deseamos.
  • Seguimiento de procesos. Identificar qué actividades aún están pendientes de realización.

 

Por todas las ventajas derivadas de la gestión documental por medios digitales, cada vez a más empresas tienen como objetivo eliminar el uso del papel en todos sus procesos de negocio.

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Autor:

Juan Manuel Jurado

Responsable Social Media