Características de un Departamento de Administración digitalizado

#SICROMTeam Transformación Digital

Digitalizando el Departamento de Administración – Sicrom

Uno de los conceptos más de moda en el sector tecnológico y empresarial es el de transformación digital, tan beneficiosa para algunos como necesaria para otros.

Muchos confunden este término o se quedan en lo más superficial del cambio. Por ello, en el blog de Sicrom ya hemos intentado aclarar en qué consiste la verdadera transformación digital.

Para que se produzca esta transformación no es suficiente con implementar herramientas tecnológicas en la organización, también es necesario que este cambio se produzca en las personas que trabajan en ella y que utilicen esta tecnología para alcanzar los objetivos.

No solo es importante darse cuenta de la necesidad de digitalizar la empresa, sino que también hay que saber cómo hacerlo y por dónde empezar.

Cada departamento de una organización realiza unas tareas concretas y por ello es fundamental diferenciar las necesidades digitales de cada uno de ellos. En otra publicación del blog comentamos la digitalización de los Recursos Humanos.

En este post, comentaremos cuáles son las principales tareas del Departamento de Administración y por qué es importante digitalizarlo.

Funciones de un Departamento de Administración

Posiblemente, el Departamento de Administración es de las secciones menos valoradas dentro de una organización. Sin embargo, las tareas administrativas son fundamentales para el buen funcionamiento del resto de divisiones de la empresa.

En función del tamaño de la empresa, este departamento puede tener subdivisiones para realizar tareas específicas. En general, se suelen realizar tareas cotidianas de planificación financiera, facturación, contabilidad…, además de una serie de tareas relacionadas con el personal.

Las funciones más características del Departamento de Administración son:

1) Contabilidad

  • Elaborar las Cuentas Anuales de la empresa (Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios del Patrimonio Neto, Estado de Flujo de Efectivos y Memoria).
  • Registrar todas las operaciones contables de la empresa.
  • Archivar los documentos críticos de la empresa.

2) Facturación

  • Recibir los albaranes y facturas de los proveedores.
  • Emitir los albaranes y facturas de los clientes.

3) Cobros/Pagos

  • Cobrar a clientes.
  • Pagar a proveedores y trabajadores.
  • Pagar impuestos en el momento correspondiente.
  • Tramitar los movimientos en la cuenta corriente de la empresa.

4) Trámites administrativos

  • Subvenciones, donaciones, retenciones, licencias, tesorería, inventario, IVA, IRPF…

5) Atención telefónica

  • Gestión de llamadas con proveedores y clientes.
  • Atención al público.

6) Gestión

  • Administrar CRM (Customer Relationship Managment), ERP (Enterprise Resources Planning) y otros programas de gestión.
  • Dinamizar la relación entre los diferentes departamentos.

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Por qué digitalizar el Departamento de Administración

Como hemos comentado, el Departamento de Administración es uno de los más importantes en las empresas, siendo el motor de la organización.

Por ello, dinamizar las labores de este departamento también puede ayudar a mejorar la fluidez del resto de secciones de la empresa. A continuación mostramos algunos ejemplos de cómo digitalizar este departamento y qué beneficios aporta.

En primer lugar, la gran mayoría de tareas realizadas por la administración requiere la gestión de documentos, en muchos casos, con información crítica de la empresa. Buena parte de estos documentos siguen siendo físicos, lo que conlleva una alta probabilidad de extravío.

Gracias a la digitalización de documentos, es posible mantener un control más exhaustivo de estos documentos. Los beneficios van desde acelerar el proceso de búsqueda (ahorrando tiempo para dedicarlo a las labores que verdaderamente aportan valor) hasta la mejora de la seguridad de la información empresarial (ciertos documentos con información importante pueden salir del control de la empresa, por ejemplo al enviarlos vía email).

Por otro lado, el Departamento de Administración hace de nexo entre los diferentes departamentos de la empresa.

En este caso, la digitalización permitirá establecer mejores vías comunicativas, evitando recursos ociosos y tiempos de inactividad innecesarios.

Además, entre las funciones más conocidas de este departamento se encuentran las de realizar la facturación y ejecutar los cobros y pagos, además del resto de trámites administrativos.

Digitalizar estas acciones permitirá realizarlas de forma automatizada, evitando retrasos con proveedores, trabajadores y clientes de manera que todas las transacciones podrán realizarse en el momento adecuado.

 

Como hemos podido observar, el Departamento de Administración tiene numerosas acciones que pueden ser digitalizadas y que reportarán enormes ventajas.

En siguientes post del blog continuaremos hablando de la importancia de digitalizar las diferentes secciones de la empresa. ¡No se los pierda!

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