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¿Están tus datos protegidos cuando los compartes vía email?

#SICROMTeam Big Data, Innovación Útil, Seguridad, Transformación Digital

La importancia de la gestión documental – Sicrom

Actualmente, raro es el día en el que no aparece una noticia en la presa del sector empresarial cuyo título esté relacionado con problemas de fuga o pérdida de datos, lo que provoca grandes pérdidas económicas a las empresas.

Conforme a un estudio publicado por Gartner, los controles de seguridad y privacidad con los que cuentan las empresas no son suficientes, lo que conlleva enormes riesgos de pérdidas de datos.

En su caso, ¿tiene controlados los documentos críticos de su empresa incluso después de haberlos enviado a un proveedor o cliente?

Protección y control de la documentación corporativa

Cualquier persona que gestione información puede ser susceptible de sufrir robos de información. Este riesgo aumenta si los datos que se manejan son confidenciales, como datos de empleados o bajo algún tipo de regulación.

Algunos de los perfiles en sectores donde la información está regulada pueden ser:

  • Servicios financieros y de inversión. Información sobre inversiones, facturas, datos financieros…
  • Servicios jurídicos y departamentos legales. Documentos legales sobre empresas o terceras personas.
  • Equipos de producto. Información de propiedad intelectual, prototipos de nuevos productos…
  • Marketing y ventas. Datos de ofertas, precios, bases de datos…
  • Gerencia. Documentos de dirección, información crítica de la empresa, actas de reuniones…
  • Recursos humanos. Todo tipo de datos de los empleados que no deban ser públicos.
  • Sanidad. Historiales clínicos de pacientes.

Si trabajas en alguno de estos perfiles o ámbitos similares, te sentirás identificado con la elevada importancia que se le debe atribuir a los datos que se gestionan.

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Los nuevos retos para la gestión de la información

Todas las nuevas tendencias tecnológicas se nutren de datos. Por ello nació el concepto Big Data, el cual hace referencia a la recogida y análisis de enormes cantidades de datos.

Para todas la empresas, la información juega un papel fundamental, por lo que todos estos avances están provocando grandes cambios, lo que se traduce en nuevos retos, como:

  1. Fuga de datos. Gran parte de la fuga de datos proviene de errores de los propios empleados (más del 80%) o negligencias, por lo que es importante contar con empleados capacitados para saber identificar y reaccionar ante ciberataques.
  2. Escalabilidad. Como hemos comentado, cada día incrementa el volumen de información que gestionan las empresas. A su vez, esta información es compartida cada vez por más personas, por lo que, en muchos casos, es una tarea muy complicada saber gestionar tal intercambio de datos.
  3. Control y visibilidad de los documentos corporativos críticos. En muchos casos, las empresas pierden el control de los documentos y desconocen quién tiene acceso a los mismos, ya sea porque existen ex-empleados que almacenan los documentos en sus ordenadores personales o porque dichos documentos se encuentran en la nube. Por ello, otro reto que se encuentran las empresas es mantener un control exhaustivo de la localización de los documentos.
  4. Aumento del riesgo. La seguridad perimetral interna de la empresa deja de ser suficiente ya que el riesgo no solo proviene de posibles ciberataques: quien se haya descargado algún documento, puede compartirlo, editarlo… fuera de la regulación de la empresa. Por lo que no es suficiente con proteger los repositorios de documentos, sino que debe ser el propio documento el que esté protegido.
  5. Responsabilidad legal. Como todos sabemos, se está llevando a cabo un endurecimiento de las regulaciones en materia de gestión de datos personales. La más reciente es la normativa GDPR, la cual aporta numerosas novedades en cuanto a derechos y obligaciones, responsabilidad proactiva, castigos…
  6. Facilidad de uso y gestión. El tiempo es uno de los recursos más importantes para las empresas, por lo que contar con herramientas que permitan gestionar la información de manera rápida y sencilla es fundamental, de manera que no requiera grandes conocimientos ni tiempo, liberando de carga de trabajo a los empleados TI.

 

Como vemos, son muchos los retos que las empresas deben afrontar puesto que la seguridad de la información se está volviendo crítica. Afortunadamente, los avances tecnológicos no solo crean nuevos retos sino que también ayudan a resolverlos.

Existen nuevas tecnologías que permiten tener un control remoto de los documentos empresariales y monitorizarlos mediante auditorías sobre quién accede, a qué documento, cuándo… e informes sobre qué tipos de documentos son más susceptibles de sufrir algún riesgo en base a estadísticas…

En definitiva, proteger los documentos dentro y fuera de la red empresarial, clasificar la información y monitorizarla y crear una política de protección personalizada para cada documento o cada usuario, todo ello sin necesidad de conocimientos técnicos ni muchas horas de trabajo.

 

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